内定通知書は採用判断を経て候補者に渡す最初の正式書類です。法律で定められた労働条件明示義務に関わる重要書類でありながら、テンプレートをコピペしたままで運用している企業は少なくありません。内定通知書の質が候補者の入社意欲にも、内定後トラブルの防止にも影響します。この記事では内定通知書と内定承諾書の違い・必須記載事項・候補者の意欲を高める文面設計・送付タイミングと法的注意点を整理します。
- 内定通知書と内定承諾書の役割と違い
- 内定通知書に必ず含めるべき記載事項
- 候補者の入社意欲を高める文面設計のポイント
- 送付タイミングと社内フローの整え方
- 取り消し・撤回時の法的注意点
内定通知書と内定承諾書の役割
内定の意思を伝える書類には「内定通知書」と「内定承諾書」があります。両者は役割が異なり、セットで運用するのが一般的です。
| 書類名 | 役割 |
|---|---|
| 内定通知書 | 企業から候補者へ「内定を出す」意思を伝える書類。労働条件を明示する役割を兼ねるケースが多い |
| 内定承諾書（入社承諾書） | 候補者から企業へ「内定を承諾する」意思を伝える書類。記名・押印して返送してもらう |
内定通知書の法的位置づけ
内定とは「始期付解約権留保付労働契約」が成立した状態とされ、すでに労働契約は成立しています。よって内定通知書は「これから契約しますね」という確認書ではなく、「労働契約が成立したことを書面で確認する書類」という位置づけです。労働基準法第15条で定められた労働条件明示義務もこの段階で果たすことが多く、内定通知書と労働条件通知書を兼ねる運用が一般的です。
内定通知書を出す前段のオファー面談についてはオファー面談の設計方法｜内定承諾率を上げる条件提示の進め方を参照してください。
内定通知書の必須記載事項
内定通知書には法的な明示義務がある事項と、運用上含めておくべき事項があります。労働基準法第15条の労働条件明示義務を内定通知書で同時に果たす場合、書面交付（または電磁的方法）が必須です。
基本情報・労働条件・入社条件・補足事項の4ブロックで構成する
① 基本情報
- 発行日
- 宛名（候補者の氏名）
- 会社名・代表者名・押印（電子契約の場合は電子署名）
- 採用担当者の連絡先
② 労働条件（労働基準法第15条で明示義務がある事項）
- 労働契約の期間（無期／有期、有期の場合は期間と更新基準）
- 就業場所と従事すべき業務
- 就業時間・休憩時間・休日・休暇
- 賃金の決定方法・支払方法・締日と支払日・昇給
- 退職に関する事項（解雇事由を含む）
③ 入社条件
- 入社予定日
- 試用期間の有無と期間
- 内定取り消し事由（重要：後述）
- 提出書類のリスト
④ 補足事項
- 承諾期限（候補者が返信する期日）
- 承諾後の流れ（入社までの手続きスケジュール）
- 担当者からのメッセージ（任意）
試用期間の運用については試用期間の運用設計｜本採用までの3か月を機能させる方法を参照してください。
🔧 内定通知書テンプレ・送付フローの整備はLoopOpsへ。職種別の文面パターンまでサポートします。
候補者の入社意欲を高める文面設計
内定通知書は法的書類であると同時に、候補者の入社意欲に大きく影響する「最後のラブレター」でもあります。事務的なテンプレ文面だけだと、候補者は他社のオファーと比較して冷たい印象を持つことがあります。
意欲を高める3つの工夫
| 工夫 | 具体例 |
|---|---|
| ① 個別メッセージを添える | 「面接で○○のお話を伺い、当社のXXに貢献いただけると確信しました」など、選考での具体的なやり取りに触れる |
| ② 期待する役割を明示する | 「入社後はチームの○○の役割を担っていただく予定です」と、配属後の活躍イメージが見えるように書く |
| ③ 次のアクションを明確に伝える | 承諾期限と承諾後の流れ・連絡方法を具体的に書き、候補者が迷わないようにする |
避けたほうがいい表現
- テンプレ感が強い冒頭：「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」だけで終わる挨拶
- 事務的な「以上、ご連絡まで」：結びの言葉が冷たいと、候補者の心理的距離が広がる
- 条件のみの羅列：労働条件の表だけで終わると「採用してやった感」が伝わってしまう
- 承諾期限がない・短すぎる：意思決定の時間を与えないと「圧迫」と受け取られる
文面構成のサンプル
本文は次のような流れで構成すると、温度感と情報の両立がしやすくなります。
- 感謝の挨拶（選考に参加してくれたことへの御礼）
- 内定の正式通知（採用判断と期待する役割）
- 労働条件の明示（表形式で見やすく）
- 入社条件（試用期間・入社日・提出書類）
- 承諾期限と次のアクション
- 担当者からの個別メッセージ・連絡先
送付タイミングと社内フローの整え方
送付タイミング
最終面接の合否を伝えた直後、オファー面談の前後で内定通知書を送付するのが一般的です。最終面接からの目安は以下の通りです。
| タイミング | アクション |
|---|---|
| 最終面接後3営業日以内 | 合否を電話・メールで一次連絡。合格者にはオファー面談の日程調整 |
| オファー面談（または同時期） | 条件の確認・質疑応答。書面または電子で内定通知書・労働条件通知書を交付 |
| 承諾期限まで | 通常1〜2週間。候補者の状況に応じて柔軟に設定 |
送付方法（書面・メール・電子契約）
2019年4月の労働基準法施行規則改正により、労働者が希望すれば電子メールやSNSなど電磁的方法で労働条件を明示できるようになりました。電子契約サービスを使う場合はサービス提供者の機能要件と、候補者が後から確認・出力できる体制があることを確認します。
承諾期限の設定
承諾期限は1〜2週間が一般的です。短すぎると「圧迫」と受け取られ、長すぎると他社オファーで揺れる時間が増えます。候補者の意向（家族との相談・現職への退職交渉の進捗）をオファー面談で確認し、双方が納得できる期日を設定します。
承諾期限後のフォロー全般については中途内定後フォローの設計｜辞退を防ぐ入社前の接触テンプレを参照してください。
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取り消し・撤回時の法的注意点
内定通知後の取り消しは「解雇」に該当するため、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要です。「業績悪化により採用枠を縮小」のような企業都合での取り消しは特に慎重に判断する必要があります。
内定取り消しが認められやすい事由
- 採用時点で予測できなかった経歴詐称が判明した場合
- 入社予定日までに必要な資格が取得できなかった場合（資格が必須業務）
- 本人の健康状態が業務に重大な影響を及ぼす場合（採用時点で予測不可だった場合）
- 本人の刑事責任が発生した場合（業務に重大な影響を及ぼす内容）
内定通知書での「内定取り消し事由」明示
内定通知書には「内定取り消し事由」を明示しておくことが望ましいです。これにより、想定外の事態でも本人と企業の双方が事前に納得した条件で対応できます。ただし、これがあっても通常の解雇よりは緩やかな基準で判断されますが、無制限に取り消せるわけではありません。
候補者側からの内定辞退
候補者側からの内定辞退は、民法第627条に基づき14日前の予告で可能です。辞退が発生した場合の社内対応・次点候補者への連絡フローを事前に整えておくと、損失を最小化できます。内定辞退率の計測と分析は内定辞退率の平均と計算方法｜辞退が起きるタイミング別の対策を参照してください。
⚠️ 取り消し・撤回は社労士・弁護士への確認を
内定の取り消し・撤回は法的トラブルにつながる可能性が高い領域です。判断に迷う場合は社労士・弁護士に相談してから対応してください。本記事は一般的な情報であり個別の法的助言ではありません。
よくある質問
Q. 内定通知書は書面で郵送すべきですか？電子メールで送ってもいいですか？
労働基準法施行規則の改正により、候補者が希望すれば電子メール等での明示が可能です。電子で送付する場合は「候補者の希望確認」と「後から本人が確認・出力できる形式（PDFなど）」が要件です。書面と電子のどちらも、候補者の希望と社内の運用方針に合わせて柔軟に選択します。送付後の控えは社内で必ず保管します。
Q. 内定通知書と労働条件通知書は別々に作るべきですか？
別々に作る必要はなく、1つの書類にまとめて運用するのが一般的です。「内定通知書 兼 労働条件通知書」というタイトルで、労働条件明示義務を満たす内容を含める形が多くの中小企業で採用されています。書類が増えると管理が煩雑になるため、1枚にまとめる方が運用上もスムーズです。
Q. 内定通知書を出した後、候補者の経歴詐称が発覚した場合はどうすべきですか？
経歴詐称が業務に直結する重要な事項（資格・実務経験など）であれば、内定取り消し事由となる可能性があります。ただし、軽微な事項（例：細かい職務範囲のニュアンス違い）では取り消しが認められないこともあります。事実関係を本人と確認し、影響度を慎重に判断したうえで社労士・弁護士に相談することをおすすめします。入社前手続き全般は内定後の入社手続きチェックリスト｜採用担当者がやること一覧を参照してください。
内定通知書の整備についてご相談がある方は、まずは下からご連絡ください。
