不採用通知は、候補者と最後に交わすコミュニケーションです。送り方が雑だと、せっかく良い選考体験を提供してきた努力が最後の一通で台無しになります。不採用になった候補者が企業の口コミサイトやSNSに書き込むケースは珍しくありません。この記事では候補者の印象を下げない不採用通知の3つのルールと、書類選考・面接後それぞれで使えるテンプレートを整理します。
- 不採用通知で企業評判が下がる原因
- 候補者の印象を下げない3つのルール
- 書類選考後の不採用通知テンプレート
- 面接後の不採用通知テンプレート
- 不採用通知で避けるべきNG表現
不採用通知で企業評判が下がる原因
不採用通知が原因で企業の評判が下がるケースの多くは、次の3パターンに分類できます。
① 連絡が遅すぎる
面接から2週間以上連絡がない、または「1週間以内にご連絡します」と伝えておきながら音沙汰がないケースです。候補者は他社の選考を並行して進めているため、連絡が遅いだけで不信感が生まれます。選考結果は面接から5営業日以内を目安にすることが標準的です。
② テンプレートの使い回しが一目でわかる
「株式会社○○ 採用担当」という宛名が正しく入っていなかったり、明らかにコピーアンドペーストの文面だったりすると、候補者は軽く扱われたと感じます。最低限、氏名と応募職種を正確に記載することが大切です。
③ 理由が一切書かれていない
「慎重に検討した結果、今回はご希望に添えない結論となりました」だけでは、何が理由かが何もわかりません。具体的な理由を書く義務はありませんが、応募や面接への参加に感謝する一文があるかどうかで、受け取る側の印象は大きく変わります。
連絡スピード・個別感・感謝の有無の3点が候補者の印象を左右する
候補者の印象を下げない3つのルール
ルール① 結果は面接から5営業日以内に送る
「検討に時間がかかっている」という内部事情は候補者には関係ありません。遅くなる場合は「〇〇日までにご連絡します」という一報を先に入れておくだけで、待たされる不安感を大幅に減らせます。面接当日に「1週間以内にご連絡します」と伝えておくことを選考フローのルールにしてください。
ルール② 氏名・職種・選考ステップを正確に書く
テンプレートを使うこと自体は問題ありません。ただし、氏名の誤字・応募職種の記載漏れ・「書類選考」と「面接後」の文面を取り違えるといったミスは候補者を傷つけます。送信前に3点（名前・職種・ステップ）を必ず確認するルールを作ってください。
ルール③ 時間をかけてくれたことへの感謝を一文入れる
不採用通知は短くて構いません。ただし「ご応募いただきありがとうございました」または「お時間をいただきありがとうございました」の一文は必ず入れてください。この一文があるかないかで、候補者が受け取る印象は明確に変わります。
🔧 不採用通知を含む候補者対応の標準化をサポートします。採用オペレーション全体の整備はLoopOpsへ。
書類選考後の不採用通知テンプレート
以下をそのままメールの本文として使えます。件名・本文ともにコピーして使ってください。
件名
本文
○○ 様
このたびは、弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。
書類選考の結果について、ご連絡いたします。
慎重に検討いたしました結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
ご応募いただきましたお気持ちに、心よりお礼申し上げます。
○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社○○
採用担当 ○○
TEL：○○○○
MAIL：○○○○
書類選考の不採用通知では不採用理由を書く必要はありません。簡潔に、かつ丁寧に伝えることが基本です。本文が長くなると読み返したくなる内容に見えてしまうため、3〜4段落に収めることをおすすめします。
面接後の不採用通知テンプレート
面接まで進んだ候補者には、時間をかけてもらったことへの感謝を書類選考よりも少し厚くすることで、印象が変わります。
件名
本文（一次面接後）
○○ 様
先日は弊社の面接にお越しいただきありがとうございました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただきましたことに感謝申し上げます。
選考結果についてご連絡いたします。
慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただく
こととなりました。
○○様のご経験・ご意欲については高く評価しておりましたが、
今回の募集ポジションとのマッチングという観点からの判断でございます。
ご理解いただけますと幸いです。
ご応募いただいたことに改めてお礼申し上げます。
○○様のご健康とご活躍を心よりお祈りしております。
株式会社○○
採用担当 ○○
TEL：○○○○
MAIL：○○○○
最終面接後・内定辞退後のケース
最終面接まで進んだ候補者や、電話で一度話した候補者には、メールだけでなく電話で一言添えることを検討してください。すべての候補者に電話する必要はありませんが、複数回の面接を経た候補者に対しては、メールの前後に電話で「メールをお送りしますが…」と一本入れるだけで、丁寧さが伝わります。
選考ステップが進むほど丁寧さを上げる対応が印象を守る
不採用通知で避けるべきNG表現
以下の表現は、使う意図がなくても候補者に不快感を与えることがあります。テンプレートを作る際に確認してください。
| NG表現 | 理由と言い換え |
|---|---|
| 貴意に添えず | 難解な文語表現。「ご期待に添えず」に言い換えると伝わりやすくなります |
| 選考の都合上、採用は見送り | 「都合上」が冷たく聞こえます。「今回は」または「誠に残念ながら」に変えるだけで印象が変わります |
| 今後の活躍をお祈りします（祈るだけ） | 形式的に聞こえます。「○○様のご経験が存分に発揮されますことを願っております」など、一文変えると誠実さが伝わります |
| 応募書類は責任をもって破棄します | 義務的に聞こえます。「個人情報の管理については適切に対応いたします」の方が印象が良いです |
| ご質問等は受け付けておりません | 不採用理由を聞かれたくない意図が透けます。書かなくても質問への対応方法を社内ルールで決めておけば不要な一文です |
不採用通知は法的に義務付けられた書類ではありませんが、送らないことで「選考結果がわからない」という混乱を生みます。すべての応募者に結果を送ることを標準ルールにすることをおすすめします。
よくある質問
Q. 不採用の理由を候補者から聞かれた場合、答える義務はありますか？
法的な義務はありません。ただし「ポジションとのマッチングという観点から判断しました」程度の回答を準備しておくと対応がスムーズです。具体的なフィードバックを提供する企業もありますが、中小企業では候補者対応の工数が増えるリスクもあります。回答するかどうかの社内方針を事前に決めておくと担当者が迷わなくなります。
Q. 不採用通知はメールだけでよいですか？郵送が必要なケースはありますか？
中途採用ではメールで通知するのが一般的です。郵送が必要なのは、応募時に書類を郵送で受け取っている場合に応募書類を返送する際です。書類の返送義務はありませんが、「書類は責任をもって処分します」か「ご希望の方は返送します」かを選考案内の段階で伝えておくとトラブルが防げます。
Q. 不採用通知をどのタイミングで送るかのルールはありますか？
書類選考は受付から7営業日以内、面接後は5営業日以内が目安として多く使われています。長引く場合は「○月○日までにご連絡します」という中間連絡を入れることで、候補者の不安を軽減できます。速さよりも「いつ連絡するかを事前に伝える」ことの方が、候補者体験に与える影響は大きいです。
候補者対応の流れを整備したい場合は、まずは下からご連絡ください。
