面接日程調整が長引くと、候補者の熱が冷めて離脱しやすくなります。
いちばん多い原因は、候補日が少ないことではなく、候補日の出し方が毎回バラバラで、往復が増えることです。
この記事では、日程調整を「候補日3パターン」で固定し、返信が来ない・候補が合わない・当日リスケまでをテンプレで処理できる形にまとめます。
文章は短く、次に取る行動が迷わない設計にしています。
- 日程調整が長引く典型パターンと、詰まりを減らす考え方
- 候補日3パターン（時間帯テンプレ）の作り方と運用ルール
- メール／SMSで使えるテンプレ（初回提示・再提示・リマインド・リスケ）
- 面接官の候補回収を最小工数で回す方法
日程調整が長引くときに起きていること
原因は「候補日が少ない」より「提示の型がない」
日程調整が長引く現場では、候補日そのものより、提示の仕方が毎回違うことが多いです。
例：今回は2案、次は「都合の良い日を教えて」、別の回は時間帯が曖昧…という状態です。
往復が増えるポイントは3つ
- 時間帯が曖昧（午前／午後だけ、など）
- 返信のゴールが曖昧（何を返せば確定か分からない）
- 期限がない（後回しになり、熱が下がる）
候補日3パターンの基本設計
ここでいう「候補日3パターン」は、候補日を3つ出すという意味だけではありません。
曜日・時間帯・返信のしかたをセットで固定することで、往復を減らします。
候補日の型はこの3パターンで固定する
- パターンA：平日夜（例：18:00〜20:00開始）
- パターンB：平日昼（例：12:00〜14:00開始）
- パターンC：土曜（例：午前開始）※実施する場合のみ
各パターンは「開始時刻を2つ」までにすると、相手の判断が速くなります。
例：18:30開始 or 19:30開始 のように、選べるが迷わない状態を作ります。
返信のゴールを1つにする
返信は「A/B/Cのどれか1つを選ぶ」に固定します。
上記が難しい場合だけ、「可能な日時を2〜3つ返信」に分岐させます。
期限は“急かさずに”明確にする
催促ではなく、運用上の前提として期限を置きます。
例：返信期限：◯月◯日（◯）18:00。
テンプレ集（初回提示・確定・リマインド）
テンプレ1 候補日提示（初回）
件名例：面接日程のご相談（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
ご応募ありがとうございます。面接日程のご相談です（所要時間：[30/45/60]分）。
以下から、ご都合のよい日時を1つお選びください。
A：◯月◯日（◯）18:30開始 / 19:30開始
B：◯月◯日（◯）12:30開始 / 13:30開始
C：◯月◯日（◯）10:00開始 / 11:00開始（※実施する場合のみ）
上記が難しければ、可能な日時を2〜3つ返信いただければ調整します。
返信期限：◯月◯日（◯）18:00までにご返信ください。SMS短文例
[会社名]採用担当です。面接日程のご相談です（[30/45/60]分）。
A◯/◯( )18:30or19:30 / B◯/◯( )12:30or13:30 / C◯/◯( )10:00or11:00 から1つ選んで返信ください。
難しければ候補を2〜3つお願いします（期限◯/◯ 18時）。テンプレ2 日程確定（オンライン）
件名例：面接日時の確定（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
面接日程が確定しましたのでご案内します。
日時：◯月◯日（◯）◯:◯〜（所要時間：[30/45/60]分）
形式：オンライン（[Google Meet/Zoom]）
参加URL：[URL]
当日は開始時刻になりましたら、上記URLからご参加ください。
ご不明点があれば、このメールに返信でご連絡ください。テンプレ3 前日リマインド
件名例：明日の面接のご案内（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
明日の面接について、念のためご案内します。
日時：◯月◯日（◯）◯:◯〜
形式：[オンライン/対面]
（オンラインの場合）参加URL：[URL]
（対面の場合）場所：[住所]／受付：[受付方法]
ご不明点があれば、このメールに返信でご連絡ください。
詰まり対応テンプレ（返信なし・合わない・リスケ）
テンプレA 返信が来ない（仮押さえ提案）
【[会社名]】採用担当です。先ほど日程候補をお送りしました。
もし差し支えなければ「Aの18:30開始」で仮押さえしますが、ご都合いかがでしょうか。
難しければ、可能な日時を2〜3つ返信ください（返信期限：◯/◯ 18:00）。テンプレB 候補が合わない（再提示）
ご返信ありがとうございます。承知しました。
別の候補をご用意しましたので、以下から1つお選びください（所要時間：[30/45/60]分）。
A：◯/◯（◯）18:30開始 / 19:30開始
B：◯/◯（◯）12:30開始 / 13:30開始
C：◯/◯（◯）10:00開始 / 11:00開始（※実施する場合のみ）
上記が難しければ、可能な日時を2〜3つ返信いただければ調整します。
返信期限：◯/◯（◯）18:00までにご返信ください。テンプレC 当日直前のリスケ（再調整）
ご連絡ありがとうございます。承知しました。
差し支えなければ、次の候補からご都合のよい日時を1つお選びください。
A：◯/◯（◯）18:30開始 / 19:30開始
B：◯/◯（◯）12:30開始 / 13:30開始
C：◯/◯（◯）10:00開始 / 11:00開始（※実施する場合のみ）
難しければ、可能な日時を2〜3つ返信ください。調整します。
面接官の候補回収を最小工数で回す
日程調整が遅れるもう一つの原因は、面接官側の空きが見えないことです。
ここは仕組みを大きく変えず、次の2点だけ固定すると回りやすくなります。
ルール1 面接枠を週次で先に確保する
毎回「空いてますか？」をやると遅くなります。
週の最初に、面接官の空き時間を2〜3枠だけ確保しておき、そこに当てはめます。
ルール2 候補日を“パターンで”回収する
「いつ空いてますか？」ではなく、候補日3パターンをそのまま投げて、◯/×で返してもらうのが最短です。
返答形式を固定すると、回収が速くなります。
応募〜面接までの連絡全体を整えたい場合は、連絡テンプレ集の記事も併せて使うと運用が一本化できます。
応募〜面接までの連絡テンプレ集（メール・SMS・電話）
よくある質問
Q. 候補日を3つ出しても決まらないときはどうすればいいですか？
候補日の数より、時間帯と返信のゴールが曖昧になっているケースが多いです。
「開始時刻は2つまで」「返信はA/B/Cのどれか1つ」の型に戻してください。
Q. 返信期限を置くと印象が悪くなりませんか？
「急いでください」ではなく、運用上の期限として置けば問題になりにくいです。
期限がないほうが後回しになり、結果的に離脱が増えます。
Q. 土曜候補は必ず入れるべきですか？
無理に入れる必要はありません。実施しない場合はCを外し、A/Bだけで運用して構いません。
その代わり、A/Bの候補日を「別日」にして選びやすくすると決まりやすくなります。
