「採用が回らないから外部に頼みたい」と思ったとき、実は一番つまずきやすいのが“任せ方の合意”です。
任せる範囲・判断のルール・見る数字が曖昧なまま始めると、着手は早くても改善が進まず、結局「何をしてもらっているか分からない」状態になりがちです。
この記事では、RPOを依頼する前に社内で決めておくべき7つの項目を、1時間で揃えるための手順とシート付きでまとめます。
- RPO導入で失敗しやすい「曖昧ポイント」と先回りの潰し方
- 社内で決めるべき7つの項目（一覧と判断基準）
- 1時間で合意を作る「合意シート」（コピペで使える）
- 週次で改善を回すための役割分担と見る数字
- 揉めやすいSLA・権限・個人情報の注意点
なぜ任せる前の合意が成果を左右するのか
外部支援（RPO）を入れても成果が出ないケースの多くは、能力不足ではなく「前提のズレ」で起きます。
具体的には、任せる範囲／判断のルール／見る数字が揃っていないまま走り始めることが原因です。
よくある失敗パターン
- 範囲が増殖する：最初は求人原稿だけのつもりが、気づけば面接調整・候補者対応まで“なんとなく”広がる
- 意思決定が止まる：誰が何を承認するか不明で、原稿や導線の改善が前に進まない
- 改善の優先順位が毎回変わる：数字がないので、声の大きい意見に引っ張られて場当たりになる
- 何をしているか分からない：報告が「作業報告」だけで、次に直す場所が決まらない
先に決めると速くなる理由
合意が揃うと、外部は「手を動かす」だけに集中できます。社内も「判断するだけ」になります。
その結果、改善サイクルが週次で回る状態に入りやすくなります。
社内で決めておくべき7つのこと（一覧）
まずは全体像です。下の7項目は、どれか1つでも曖昧だと、運用がブレて成果が出にくくなります。
「全部を完璧に」ではなく、「空欄を作らない」ことが狙いです。
7項目チェック表
- ① 成功の定義：いつまでに、どの職種で、何名を、どの状態まで（面接設定／内定承諾／入社）
- ② ターゲット前提：必須3つ／歓迎3つ／避けたいミスマッチ3つ
- ③ 集客チャネル方針：使う媒体・優先順位・やらないこと（増やす前提を作らない）
- ④ 選考フローと権限：誰が判断するか、いつ決めるか、止まった時のエスカレーション
- ⑤ 連絡ルールとSLA：返信目安、連絡手段、週次MTG、緊急時の扱い
- ⑥ 追う数字とレポート粒度：どこで詰まっているかを切り分ける最小KPI
- ⑦ 役割分担と成果物：外部がやる作業、社内がやる判断、毎週出す成果物
この7つが揃うと、外部への依頼が「お願いベース」から「仕様書ベース」になります。
その時点で、スピードも品質も上がります。
7つを1時間で揃える合意シート（コピペ用）
下は、社内でそのまま使える合意シートです。社内の担当者と決裁者で、まずはこれを埋めてください。
埋まった時点で、外部はすぐ着手できます。
合意シート（そのまま貼って使う）
【1】成功の定義（必須）
- 対象職種：
- 採用人数：
- 期限（いつまでに）：
- 成功の到達点（例：面接設定／内定承諾／入社）：
- 今の課題（見られていない／押されていない／完了していない のどれが濃いか）：
【2】ターゲット前提（必須）
- 必須（Must）3つ：
- 歓迎（Want）3つ：
- 避けたいミスマッチ3つ：
- 候補者が不安に感じそうな点（先にFAQで潰す）：
【3】チャネル方針（必須）
- 使う媒体（優先順）：
- 自社LPの有無（ある／ない／作る）：
- 今はやらないこと（例：媒体追加／職種追加／広告投下 など）：
【4】選考フローと権限（必須）
- 選考ステップ：書類 → 一次 → 最終 → オファー（例）
- 各ステップの判断者：
- 判断期限の目安（例：24h以内／2営業日以内）：
- 止まった時のエスカレーション先：
【5】連絡ルールとSLA（必須）
- 候補者への一次返信の目安（例：当日〜翌営業日）：
- 連絡手段（メール／SMS／チャット等）：
- 社内の返信目安（外部からの確認事項に対して）：
- 週次MTG（あり／なし）と固定枠：
【6】見る数字（必須）
- 最低限のKPI：表示数／クリック数／応募完了数（/thanks/到達）／面接設定数／採用数
- 週次で見る「率」：クリック率／応募完了率／面接設定率
- レポート頻度：週次（推奨）／隔週／月次
【7】役割分担と成果物（必須）
- 外部がやる作業：
- 社内がやる判断：
- 毎週出す成果物：
決めた内容を運用に落とす手順（最短3ステップ）
合意シートが埋まったら、次は「運用として回る形」に落とします。最短で次の3ステップです。
ステップ1：キックオフで今週の焦点を1つに絞る
- 対象職種を1つに絞る（最初から複数職種にしない）
- 今週の焦点を1つに絞る（見られていない／押されていない／完了していない）
- 決裁者の判断タイミングを決める（止まる最大原因）
ステップ2：週次で見る数字を固定する
週次で同じ数字を見られるようになると、改善がブレません。
おすすめは「表示／クリック／応募完了（/thanks/）／面接設定／採用」の5つに絞ることです。
ステップ3：改善ToDoを作業と判断に分ける
- 作業：原稿修正、LP文言調整、FAQ追加、計測確認など
- 判断：給与条件、必須要件、選考基準、面接官アサインなど
作業と判断が混ざると、進捗が止まります。週次レポートも「作業報告」ではなく、
ボトルネック→打ち手→次週ToDoの順で固定すると運用が安定します。
導入前に確認すべき注意点（揉めやすいポイント）
SLAは守れる基準を先に置く
返信を速くしたい気持ちは正しい一方で、守れないSLAは逆に信用を落とします。
最初は「当日〜翌営業日」など、確実に守れる基準に置き、運用が回ってから上げる方が現実的です。
権限が曖昧だと改善は止まる
「誰がOKを出すか」が決まっていないと、原稿もLPも止まります。
決裁者が毎回見るのが難しい場合は、判断の委任範囲（例：文言の微調整は担当者判断でOK）を明記してください。
個人情報の扱いは流れで決める
- 応募情報がどこに届くか（フォーム→通知→管理）
- 外部が触れる範囲（閲覧のみ／返信まで／集計まで）
- アクセス権の付与・回収のルール
ここを曖昧にすると、運用上の事故につながります。最初に「どこまで触って良いか」を一文で合意しておくのが安全です。
よくある質問
Q. 7つ全部が決まらないと依頼できませんか？
依頼はできますが、空欄が多いほど成果が遅れます。おすすめは「成功の定義」「権限」「見る数字」だけでも先に埋めることです。
ここが揃うと、運用が止まりにくくなります。
Q. 週次レポートは必要ですか？
週次が一番現実的です。月次だとズレた運用を1ヶ月続けてしまい、修正が遅れます。
“同じ曜日に15分だけ見る”のが、継続しやすい最小ルールです。
Q. どこが詰まっているかは、どう見分けますか？
まずは「見られていない／押されていない／完了していない」に分けてください。
表示が少ないなら入口、クリックが弱いなら訴求と1画面目、完了が弱いならフォームと不安要素がボトルネックになりやすいです。
ここまで整理しても「社内で決め切れない」「運用まで落とし込む時間がない」場合は、
まずは下で詳細をご確認ください。必要なら、そのままご相談ください。
