応募が入っているのに面接につながらないとき、原因は「候補者の質」よりも連絡の設計にあります。
送るタイミングが遅い／文面が長い／次に何をすればいいかが曖昧――この3つだけで離脱は起きます。
この記事では、応募から面接当日までを取りこぼさない順番で整理し、そのまま使えるテンプレをまとめます。
文章は押し売りせず、候補者が判断できる情報だけを短く出す設計にしています。
- 応募〜面接までの「連絡の基本設計」（何をいつ送るか）
- メール／SMSでそのまま使える連絡テンプレ一式
- 返信が遅い・日程が決まらないときの分岐テンプレ
- 候補者体験を崩さずに選考を前に進めるコツ
採用連絡で離脱が起きる3つの原因
原因1：初動が遅くて熱が冷める
応募直後は候補者の関心が最も高いタイミングです。
ここで返信が遅いと、「ここは進まなそう」という印象が残り、返信率が落ちます。
原因2：文章が長くて読む気が起きない
スマホでは長文は読まれません。
伝えるべきなのは「受領」「次の一手」「必要なら補足」の3点だけで十分です。
原因3：次に何をすればいいかが曖昧
「ご連絡します」「追って案内します」は不安を増やします。
候補者が迷わないよう、次の行動は1つに固定します（例：候補日の選択／返信／日程確定など）。
連絡設計の基本は「短く・次の行動を1つ」
テンプレは「固定パーツ＋可変パーツ」に分ける
文面を毎回考えると、忙しいときほど質が落ちます。
固定するのは次の3パーツです。
- 受領：応募を確かに受け取ったこと
- 次の行動：候補者が今すぐやること（1つだけ）
- 安心材料：所要時間・返信期限・連絡目安など
“圧”はかけずに、判断材料だけを出す
返信を急がせる言い回しは逆効果になることがあります。
「急いでください」ではなく、返信期限を明確にするほうが前に進みます（例：明日18時までにご返信ください）。
応募〜面接までの連絡フロー（推奨の順番）
ここでは、応募〜面接までを「落とさない」順番で並べます。
会社の事情で全てできなくても、まずは太字の3通を固定すると効果が出やすいです。
- 応募受領（即時）：自動返信 or 手動でも当日中
- 日程提示（当日〜翌営業日）：候補日提示 or 候補日回収
- 日程確定（即時）：確定日時・場所/URL・当日の流れ
- 前日リマインド（前日）
- 当日リマインド（当日2〜3時間前：必要なら）
- リスケ対応（発生時）
テンプレ集（メール／SMS）
ここからはコピペで使えるテンプレです。
会社名・署名・面接形式（オンライン/対面）だけ差し替えれば使えます。
テンプレ1 応募受領（即時）
件名例：ご応募ありがとうございます（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
このたびは[職種名]にご応募いただき、ありがとうございます。
まずは応募内容を確認し、次のご案内を[本日/翌営業日]中にお送りします。
目安：ご連絡までに最大[24時間/1営業日]ほどいただきます。
取り急ぎ、応募受領のご連絡でした。SMS短文例
[会社名]採用担当です。[職種名]へのご応募ありがとうございます。
内容確認のうえ、[本日/翌営業日]中に次のご案内をお送りします。テンプレ2 候補日回収（候補者に選んでもらう）
件名例：面接日程のご相談（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
ご応募ありがとうございます。面接日程のご相談です。
以下の候補から、ご都合のよい日時を1つお選びください（所要時間：[30/45/60]分）。
A：◯月◯日（◯）[時間帯]
B：◯月◯日（◯）[時間帯]
C：◯月◯日（◯）[時間帯]
もし上記が難しければ、可能な日時を2〜3つ返信いただければ調整します。
[返信期限：◯月◯日（◯）18:00]までにご返信ください。SMS短文例
[会社名]採用担当です。面接日程のご相談です。
A◯/◯( )◯時〜 / B◯/◯( )◯時〜 / C◯/◯( )◯時〜 から1つ選んで返信ください。
難しければ候補を2〜3つお願いします（返信期限◯/◯ 18時）。テンプレ3 日程確定（オンライン）
件名例：面接日時の確定（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
面接日程が確定しましたのでご案内します。
日時：◯月◯日（◯）◯:◯〜（所要時間：[30/45/60]分）
形式：オンライン（[Google Meet/Zoom]）
参加URL：[URL]
当日：開始時刻になりましたら、上記URLからご参加ください。
当日までにご不明点があれば、このメールに返信でご連絡ください。
もしご都合が難しくなった場合も、分かった時点でご連絡いただければ再調整します。テンプレ4 日程確定（対面）
件名例：面接日時の確定（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
面接日程が確定しましたのでご案内します。
日時：◯月◯日（◯）◯:◯〜（所要時間：[30/45/60]分）
場所：[住所]（[建物名/フロア]）
受付：[受付方法]
持ち物：[履歴書/筆記用具/不要]（必要があれば）
当日：開始5分前を目安にお越しください。
もしご都合が難しくなった場合は、分かった時点でご連絡ください。再調整します。テンプレ5 前日リマインド
件名例：明日の面接のご案内（[職種名]）
【[会社名]】採用担当の[氏名]です。
明日の面接について、念のためご案内します。
日時：◯月◯日（◯）◯:◯〜
形式：[オンライン/対面]
（オンラインの場合）参加URL：[URL]
（対面の場合）場所：[住所]／受付：[受付方法]
ご不明点があれば、このメールに返信でご連絡ください。
よくある詰まりと解決テンプレ
詰まり1 返信が来ない
催促ではなく、選択肢を1つにすると返ってきやすくなります。
【[会社名]】採用担当です。先ほど日程候補をお送りしました。
もし差し支えなければ「Aの日時」で仮押さえしますが、ご都合いかがでしょうか。
難しければ、可能な日時を2〜3つ返信ください（返信期限：◯/◯ 18:00）。詰まり2 候補日が合わない
ご返信ありがとうございます。
こちらの候補に空きが出ましたので、以下から1つお選びください。
A：◯/◯（◯）◯時〜
B：◯/◯（◯）◯時〜
C：◯/◯（◯）◯時〜
難しければ、ご都合の良い日時を2〜3つ返信ください。調整します。詰まり3 当日直前のリスケ
ご連絡ありがとうございます。承知しました。
差し支えなければ、以下の候補からご都合のよい日時を1つお選びください。
A：◯/◯（◯）◯時〜
B：◯/◯（◯）◯時〜
C：◯/◯（◯）◯時〜
難しければ、可能な日時を2〜3つ返信ください。調整します。
よくある質問
Q. メールとSMSはどちらを使うべきですか？
基本はメールで、要点だけSMSを添えるのが無難です。
SMSは長文にせず、「受領」「候補提示」「確定」の要点だけに絞ると印象が崩れません。
Q. 返信期限を入れると印象が悪くなりませんか？
期限を入れないほうが、相手は後回しにしやすくなります。
「急いでください」ではなく、返信期限を明確にしておくほうが前に進みます。
Q. 応募直後に自動返信が難しい場合はどうすればいいですか？
まずは「当日中に受領連絡」だけ固定してください。
文章は短く、次の案内がいつ来るかの目安だけを入れると、離脱が減りやすくなります。
