カジュアル面談は「応募を増やす施策」として語られがちですが、現場では逆に辞退やドタキャンを増やす原因にもなります。
理由はシンプルで案内メールに“候補者が不安に思う情報”が足りず、当日の進行も「何のための時間か」が曖昧になりやすいからです。
この記事では、面談の案内メールを最小の情報で整える方法と、当日の流れを30〜45分で回す進行台本をまとめます。
- 辞退・ドタキャンが起きやすい案内の落とし穴
- 案内メールに必ず入れるべき情報セット（7項目）
- 案内・確定・リマインド・当日フォローのメール文面
- 30〜45分で回る当日の進行台本と質問例
- 面談を改善するために見る数字と、翌週の打ち手
案内が弱いと辞退が増える理由
カジュアル面談の離脱は、候補者の意欲の問題に見えますが、実際は“案内の情報不足”が原因で起きることが多いです。
候補者は面談前に、次の2つを無意識に判断しています。
- この時間は何のためか（選考なのか、情報交換なのか）
- 準備が必要か（服装・持ち物・事前課題・質問事項など）
ここが曖昧だと、「想定外に評価されるのでは」「何を話せばいいのか分からない」という不安が残ります。
不安が残った状態だと、当日直前で辞退が出やすくなります。
案内メールに必ず入れる7項目
案内は長文にする必要はありません。むしろ短い方が読まれます。
ただし、次の7項目だけは欠けると不安が残ります。
必須7項目
- 1）面談の位置づけ：「選考ではない／情報交換」など、誤解が出ない一文
- 2）目的：何を確認し、何を持ち帰れる時間か
- 3）所要時間：30分か45分か（長いほど心理的負担が増える）
- 4）参加者：誰が出るか（役職・担当領域まで）
- 5）形式：オンライン（URL）／対面（住所・入館方法）
- 6）準備：不要なら「事前準備は不要です」と明記
- 7）日程変更ルール：変更はいつまでに、どこに連絡するか
逆に入れなくていいものもあります。会社説明の長文、理念の全文、求人票の貼り付けは読み飛ばされやすいです。
それよりも「不安が消える情報」を短く置く方が効きます。
メール文面セット（案内〜当日フォロー）
ここからは、そのまま使える文面です。会社名・氏名・URLなどだけ置き換えてください。
文章は丁寧すぎなくて大丈夫です。大事なのは、情報が欠けないことです。
（1）初回案内メール
件名例：カジュアル面談のご案内（◯◯職）
◯◯様
ご応募ありがとうございます。ClickLoop HR編集部です。（※運用名に合わせて差し替え）
まずはカジュアル面談として、仕事内容や働き方のイメージをすり合わせるお時間をいただければと思います。
※本面談は「選考」ではなく、相互理解のための情報交換の場です。
【面談の目的】
・お任せする仕事内容の具体（1日の流れ／期待する役割）
・働き方やチーム体制の共有
・◯◯様からのご質問への回答
【所要時間】30分
【参加者】◯◯（採用担当）／◯◯（現場責任者：◯◯領域）
【形式】オンライン（Google Meet）
【URL】◯◯（当日はこちらから入室ください）
【事前準備】不要です（ご質問があればメモ程度で大丈夫です）
【候補日時（いずれか）】
・第1希望：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜
・第2希望：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜
・第3希望：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜
もし上記が難しい場合は、可能な日時を2〜3候補いただければ調整します。
日程変更のご連絡は、前日◯時までにこのメールへ返信でお願いします。
よろしくお願いいたします。
署名（会社名／担当名／連絡先）
（2）日程確定メール
件名例：カジュアル面談の日程確定（◯◯職）
◯◯様
日程のご連絡ありがとうございます。以下で確定いたしました。
【日時】◯月◯日（◯）◯:◯◯〜（30分）
【参加者】◯◯／◯◯
【形式】オンライン（Google Meet）
【URL】◯◯
事前準備は不要です。もし事前に確認したい点があれば、このメールに返信でお送りください。
当日はよろしくお願いいたします。
署名
（3）前日リマインド（短文）
件名例：明日のカジュアル面談のご案内（◯◯職）
◯◯様
念のためご連絡です。明日、以下の日時でカジュアル面談を予定しています。
【日時】◯月◯日（◯）◯:◯◯〜
【URL】◯◯
もしご都合が悪くなった場合は、前日◯時までにこのメールへ返信でお知らせください。
よろしくお願いいたします。
署名
（4）当日フォロー（お礼＋次の案内）
件名例：本日はありがとうございました（次のご案内）
◯◯様
本日はお時間をいただきありがとうございました。
本日お話しした内容を踏まえ、次の進め方は以下のいずれかになります。
1）次のステップへ進む（面接）
・日程候補：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜／◯月◯日（◯）◯:◯◯〜
・所要時間：◯分
・形式：オンライン／対面（◯◯）
2）いったん検討する
・追加で確認したい点があれば、このメールへ返信でお送りください。
まずは下で詳細をご確認ください。ご納得いただけたら、次のステップへお進みください。
（※リンクを置く場合：募集要項ページや採用LPのURL）
署名
運用上のポイントは1つだけです。返信の遅れが辞退を作ります。
“即レス”でなくていいので、「いつまでに返すか」を社内で決めて守るのが現実的です。
当日の流れ（30〜45分の進行台本）
カジュアル面談が長引くと、候補者も現場も疲れます。最初は30分を推奨します。
“話が盛り上がったら延長”は、むしろ次回に回す方が印象が良いです。
30分版（推奨）
- 0〜3分：挨拶／本日の位置づけ（選考ではない）／ゴール共有
- 3〜12分：仕事の具体（何を、どの順で、誰と）
- 12〜18分：チーム体制／評価の考え方／働き方（残業・休日の目安）
- 18〜28分：質疑応答（候補者の不安を潰す）
- 28〜30分：次の案内（面接に進む／検討する／追加資料）
話す内容の“型”
仕事説明は、抽象ではなく順番で話すと伝わります。
「役割→1日の流れ→成果の出し方→最初の1〜3ヶ月」の順です。
質問例（候補者が聞きにくいところを先に出す）
- 残業や繁忙期はどのくらいですか（直近の目安）
- 入社後に最初に任せる業務は何ですか
- 評価は誰が、何を見て決めますか
- チームの人数と役割分担はどうなっていますか
- この職種で活躍している人の共通点は何ですか
注意点は、良く見せようとして断定しないことです。
「目安」「傾向」「直近の実績」までなら、候補者の判断が進みます。
改善が回る数字と、翌週やること
カジュアル面談は、“気合”で良くなりません。数字で詰まりを特定して、翌週の打ち手を固定します。
最小限はこれだけでOKです。
最小で見る数字
- 案内送付→日程確定率（返信が返ってくるか）
- 確定→実施率（ドタキャン・当日辞退が出ていないか）
- 実施→次ステップ移行率（面接に進む比率）
- 候補者からのよくある質問（FAQ追加の材料）
翌週やること（1つだけ直す）
- 返信が遅い→返信目安を決めて、案内文に明記する
- ドタキャンが多い→前日リマインドを入れる／目的と準備を短文で補強する
- 面談後に止まる→当日フォローで「次の進め方」を2択にして送る
この改善は、採用LPや応募フォームの改善と相性が良いです。
“応募後の体験”が整うと、同じ応募数でも成果が変わります。
よくある質問
Q. カジュアル面談は選考にしてもいいですか？
可能ですが、案内で誤解が起きると辞退が増えます。選考にするなら「何を見るか」「所要時間」「次のステップ」を最初に明記してください。
Q. 現場が参加できない場合はどうしますか？
採用担当だけでも実施はできますが、仕事の解像度が下がりやすいです。代替として「1日の流れ」「成果の出し方」「最初の1〜3ヶ月」だけは事前に現場から回収しておくとズレが減ります。
Q. どのくらいの返信スピードが必要ですか？
目安は「当日〜翌営業日」です。即レスが難しい場合でも、「いつまでに返すか」を明記して守る方が、候補者の不安が減ります。
まずは下で詳細をご確認ください。必要なら、そのままご相談ください。
