1職種につき1枚で作る「採用要件定義シート」の書き方

採用要件が曖昧だと起きる“4つの事故”

採用要件が曖昧なまま、媒体や採用LPを作り始めると、現場では次の4つが起きがちです。
どれも「文章が下手だった」ではなく、前提が決まっていなかったことが原因です。

• 事故①：媒体と採用LPで言っていることが変わる
  媒体は「働き方」を推しているのに、採用LPは「成長環境」を推す、といったズレが発生します。
• 事故②：必須要件が増えすぎて、応募が止まる
  「理想像」を積み上げた結果、該当者がほぼいない要件になります。
• 事故③：入社後に“想定と違う”が起きる
  任せたい役割が曖昧で、候補者にも現場にもズレが残ります。
• 事故④：面接官ごとに説明がバラつく
  聞くべきポイント・伝えるべき現実が揃わず、候補者側の不信感につながります。

これを避けるために必要なのが、採用活動の「設計図」になる採用要件定義シートです。
重要なのは分厚い資料を作ることではなく、判断が必要な箇所だけを1枚に固定することです。

採用要件定義シート（1職種1枚）の全体像

まず結論から。1枚に収めるなら、項目はこの8つで十分です。
この順番で埋めると、迷いが減ります。

シートに入れる8項目（1職種1枚）

• 1. 役割：この職種に任せたいこと（1〜2行）
• 2. 仕事内容：主要タスク3〜5（補足は別枠）
• 3. 成果の定義：入社後の期待状態（例：3ヶ月後にこうなっていてほしい）
• 4. 必須要件：できないと困る条件（2〜4個）
• 5. 歓迎要件：あると強い／伸ばせる（2〜4個）
• 6. 魅力：候補者に約束できる価値（事実ベースで3つ）
• 7. 勤務条件：働き方・時間・報酬など（言い切れる事実）
• 8. 選考プロセス：回数・内容・連絡目安（不安を減らす）

ここでのポイントは、「細かく書く」よりも矛盾がないことです。
要件が決まれば、媒体や採用LPは“表現を整える作業”になります。

作成前に揃える情報（15分でOK）

シート作成は、ゼロから考えるよりも、先に「事実」を集めておく方が早いです。
ここだけ15分で揃えると、60分で書き切りやすくなります。

準備しておくもの

• 現場責任者への確認（任せたい役割／今困っていること／期待する成果）
• 既存メンバーの業務（今、誰が何を抱えているか）
• 必ず守る条件（勤務時間・勤務地・報酬レンジなど）
• 選考の現実（面接できる回数、連絡にかけられる日数の上限）

さらに楽になるのが、メモを「事実／希望／検討中」の3つに分けることです。
事実＝必ず言い切れる、希望＝できれば、検討中＝まだ決めていない。これを区別すると、採用LPで過剰な断定を避けられます。

60分で埋める手順（7ステップ）

ここから実際の手順です。迷いが出やすい箇所には、判断ルールも添えています。
目安時間をつけているので、タイマーをかけて進めるのがおすすめです。

ステップ1（10分）｜役割を1〜2行で固定する

役割は、採用全体の“ブレ止め”です。この職種に任せたいことを1〜2行で言い切ります。
判断ルール：「この職種が入っていないと、何が回らないか？」から逆算します。

• 例：受注後の運用を安定させるために、日々の進行管理と関係者調整を担う
• 例：バックオフィス業務の滞留を減らすために、請求〜入金の流れを整える

ステップ2（10分）｜仕事内容は“主要3〜5タスク”に絞る

仕事内容を盛るほど、候補者は「結局何の仕事？」になります。まずは主要タスクだけに絞ります。
判断ルール：「毎週発生するもの」「成果に直結するもの」を優先し、たまに発生する業務は補足へ回します。

• 主要タスク（例）：問い合わせ対応／進行管理／データ更新／関係者連絡
• 補足（例）：イベント時の臨時対応／マニュアル整備 など

ステップ3（10分）｜成果の定義を“3ヶ月後”で書く

成果の定義があると、「何ができれば良い人か」が一気に明確になります。
判断ルール：抽象的な言葉（主体性、コミュニケーション）ではなく、状態で書きます。

• 例：主要タスクを一人で回し、週次の進捗共有ができる
• 例：運用ルールに沿って処理でき、滞留が一定以下に収まっている

ステップ4（10分）｜必須要件は“できないと困る”だけ

必須要件は少ないほど強いです。
判断ルール：「入社後1〜2ヶ月で、ここができないと業務が止まるか？」でYesのものだけ残します。

• 例：Excel/スプレッドシートで基本的な集計ができる
• 例：社内外との業務連絡を滞りなく行える
• 例：期限と優先度を守ってタスクを処理できる

ステップ5（5分）｜歓迎要件は“あると伸びる”を置く

歓迎要件は、候補者が「自分にも勝ち筋がある」と感じる材料にもなります。
判断ルール：必須に入れるほどではないが、あると立ち上がりが早いものを置きます。

• 例：業務ツール（Chat/CRM/タスク管理）を使った運用経験
• 例：業務改善の提案やルール作りの経験

ステップ6（10分）｜魅力は“約束できる事実”で3つ書く

魅力は、理想や雰囲気ではなく事実で書くほど強くなります。
判断ルール：「面接で質問されたら、具体で答えられるか？」でチェックします。

• 例：任せる範囲（どこまで裁量があるか）と、レビューの頻度
• 例：働き方の実態（残業の目安、繁忙期の特徴）
• 例：身につく経験（どんな業務ができるようになるか）

ステップ7（5分）｜勤務条件と選考プロセスを“不安が減る書き方”にする

候補者側が一番不安になるのは、「応募後どうなるか分からない」ことです。
判断ルール：言える範囲でいいので、回数・内容・連絡目安だけは書きます。

• 選考（例）：書類→面接1回→条件確認→内定、結果連絡は◯営業日以内
• 連絡（例）：応募から◯日以内に連絡、面接後は◯日以内に結果

仕上げのチェックリスト（合格ライン）

最後に、ここだけは確認してください。ここを通れば、媒体・採用LP・面接に展開してもブレにくくなります。

• 役割が1〜2行で言い切れている
• 主要タスクが3〜5に収まっている（盛りすぎていない）
• 成果の定義が状態で書けている（抽象語だけになっていない）
• 必須要件が2〜4に収まっている（理想像が混ざっていない）
• 歓迎要件が「あると強い」に留まっている（必須の代替になっていない）
• 魅力が事実ベースで3つ書けている（曖昧な表現だけで終わっていない）
• 勤務条件が“言い切れる範囲”で整理できている（検討中は検討中として扱う）
• 選考に回数・内容・連絡目安が入っている
• 媒体用に短くしても要件が崩れない（短縮版が作れる）
• 面接で聞くべきことが要件から導ける（確認項目が自然に出てくる）

合格ラインは、「この1枚を見れば、社内の誰が読んでも同じ説明ができる」状態です。
完璧に埋めるより、矛盾がないことを優先してください。

シートをそのまま媒体・採用LP・面接に展開する方法

採用要件定義シートができたら、次は“表現へ変換”します。
ここでは、媒体・採用LP・面接に見立てて、どう落とすかを具体で説明します。

① 求人媒体（短い文字数）への変換ルール

媒体は文字数が限られるため、すべてを伝えるのではなく「入口として何を約束するか」を決めます。
型： 役割（職種）＋一番の魅力（事実）＋働き方（事実）

例）
「（職種）〇〇担当｜（魅力）△△の裁量あり｜（働き方）□□（例：残業目安/在宅可など）」

② 採用LP（1画面目）への変換ルール

採用LPの最初の1画面目は、媒体で約束した内容を言い換えずに受けるのが基本です。
ここで言っていることが変わると、候補者は違和感を持ちます。

• H1：媒体の要点をそのまま
• リード：役割と主要タスクの要点を短く（3行程度）
• 安心材料：勤務条件・選考の“目安”を一部出す

③ FAQ（不安を先回りして潰す）への変換ルール

FAQは「よくある質問を書いておく場所」ではなく、応募前の不安を減らすための装置です。
作り方はシンプルで、要件定義シートの中で候補者が引っかかりそうな箇所をそのまま質問化します。

• 勤務条件（時間・勤務地・残業目安）→「残業はどれくらいですか？」
• 成果の定義→「入社後、最初に期待されることは？」
• 必須要件→「未経験でも応募できますか？」（できる/できないを曖昧にしない）
• 選考→「選考フローと連絡目安は？」

④ 面接（確認するべきポイント）への変換ルール

面接の質問は、センスではなく要件から引けばブレません。
必須要件1つにつき、確認質問を1つ作るだけで、採用の再現性が上がります。

• 必須要件：期限を守れる → 確認質問：「締切が重なったとき、どう優先順位を決めましたか？」
• 必須要件：業務連絡ができる → 確認質問：「認識違いが起きた経験と、どう防いだか？」

補足として、採用LPの「ファーストビュー」「応募フォーム」「FAQ＋安心表記」の作り方は別記事でも扱っています。
ただ、この記事の内容だけでも、要件から各パーツへ落とし込めるはずです。

よくあるNGと修正のコツ

NG1｜仕事内容が多すぎて“何の仕事か分からない”

主要タスクが5を超える場合は、まず削ります。削れないなら、役割が曖昧です。
修正のコツ：「成果の定義」から逆算して、成果に直結するものだけ残します。

NG2｜必須要件に“理想像”が混ざっている

「主体性」「コミュ力」など抽象語が必須に入ると、判断がぶれます。
修正のコツ：抽象語は消して、行動に置き換えます（例：関係者に期限を伝え、滞留を出さない）。

NG3｜魅力が“雰囲気”で終わっている

「アットホーム」「風通しが良い」だけだと、候補者は判断できません。
修正のコツ：事実に落とします（例：週1の振り返り、レビュー頻度、任せる範囲、繁忙期の特徴）。

NG4｜勤務条件・選考が曖昧で不安が残る

「応相談」「随時連絡」だけだと不安が残ります。
修正のコツ：言い切れない部分は「検討中」と明記し、言える範囲で目安を出します。

よくある質問（FAQ）

Q1. どの職種から作るのがいいですか？

「採用が急いでいる職種」か「応募があるのに決まりにくい職種」からがおすすめです。
1職種で型ができると、他職種への横展開が速くなります。

Q2. 60分で埋まらない場合はどうすれば？

まずは役割・主要タスク・魅力（事実）の3点だけを確定させてください。
必須/歓迎は後から調整できますが、3点が決まると媒体・採用LPの骨格が作れます。

Q3. 給与や働き方がまだ決まっていない場合は？

決まっていないものは「検討中」として扱い、言い切れる範囲だけを記載します。
無理に断定すると、後で採用LPや面接で矛盾が出ます。