内定承諾をもらって「採用完了」と思った瞬間から、採用担当者の仕事はまだ終わっていません。入社までの1〜2か月間に必要な書類収集・社内連携・環境準備・制度説明を漏れなく進めることが、新入社員の初日をスムーズにします。この記事では内定承諾から入社初日までに採用担当者がやるべき手続きをフェーズ別のチェックリスト形式で整理します。
- 内定承諾後〜入社日前日までの手続き全体像
- フェーズ別のチェックリスト（書類・社内連携・環境準備）
- 提出を求める書類一覧と収集のタイミング
- 入社初日に向けた準備と当日の対応ポイント
入社手続きの全体スケジュール
入社手続きは「内定承諾→書類準備→社内連携→環境整備→入社日」の順で進みます。中途採用の場合は内定から入社まで1〜2か月が一般的で、その間に採用担当者・人事・現場・総務・ITが連携して準備を進める必要があります。
| タイミング | 主な対応内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 内定承諾当日〜翌日 | 内定通知書・労働条件通知書の発行、社内への入社連絡 | 採用担当者 |
| 入社1か月前 | 提出書類の案内送付、入社前情報の共有（オフィスアクセス・初日の流れ） | 採用担当者 |
| 入社2〜3週間前 | 書類の回収・確認、PC・メール・入館証等の手配依頼、社内周知 | 採用担当者＋総務・IT |
| 入社1週間前 | 初日のスケジュール確認・現場への最終連絡・入社書類の最終確認 | 採用担当者＋現場マネージャー |
| 入社当日 | 書類受け取り・各種説明・PC等の貸与・チームへの紹介 | 採用担当者＋現場 |
内定承諾から入社まで1〜2か月。逆算してタスクを管理することで漏れを防げる
【内定承諾直後】採用担当者がやること
① 内定通知書・労働条件通知書を発行する
内定承諾後は速やかに書面を発行します。労働条件通知書は労働基準法上の交付義務があり、「労働契約の期間」「勤務場所」「業務内容」「始業・終業時刻」「賃金」「休日」の6項目を必ず記載します。口頭または電子交付（本人の同意が必要）でも可能ですが、書面交付が最もトラブルが少なく安全です。
② 入社日・入社形態を社内に連絡する
内定承諾を確認したら即日、以下の関係部署に連絡します。
- 現場マネージャー：入社日・氏名・担当予定業務の確認
- 総務：社会保険・雇用保険の手続き開始・入館証・社員証の手配
- IT・情報システム：PC・メールアドレス・各種システムのアカウント発行依頼
- 経理・給与：給与振込口座の収集タイミングを確認
③ 内定後フォローの連絡を設定する
内定承諾から入社日まで放置すると辞退リスクが高まります。「承諾翌日の御礼メール」「2週間後の近況確認」「入社2週間前の最終案内」の3点をカレンダーに登録して忘れずに実施します。内定後フォローの詳細は中途内定後フォローの設計・辞退を防ぐ入社前の接触テンプレを参照してください。
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【入社2〜3週間前】書類収集と環境準備
提出を求める書類一覧
入社前後に候補者から収集する書類をまとめます。書類によって「入社前に提出」「入社当日に持参」「入社後に提出」と締め切りが異なるため、案内メールに一覧と締め切りを明記します。
| 書類名 | 提出タイミング | 用途・備考 |
|---|---|---|
| 雇用契約書（署名済み） | 入社前〜当日 | 2部作成して1部を会社保管・1部を本人保管 |
| マイナンバー（番号確認書類） | 入社当日〜1週間以内 | 社会保険・雇用保険の手続きに必要。コピー不可・番号確認のみ |
| 源泉徴収票（前職分） | 入社後なるべく早く | 年末調整に必要。退職後に前職から発行される |
| 給与振込口座（通帳コピーまたは口座情報） | 入社前〜当日 | 初回給与振込に間に合うよう早めに回収 |
| 扶養控除等申告書 | 入社当日 | 所得税の源泉徴収に必要。入社当日に記入・提出が多い |
| 健康保険被扶養者異動届 | 入社当日〜5日以内 | 扶養家族がいる場合のみ。社会保険事務所への提出期限あり |
| 雇用保険被保険者証（前職分） | 入社当日〜1週間以内 | 前職で加入していた場合のみ。紛失時は再発行可能 |
| 年金手帳または基礎年金番号通知書 | 入社当日〜1週間以内 | 厚生年金加入手続きに必要 |
| 住民票記載事項証明書（必要な場合） | 入社前〜当日 | 通勤手当申請・身元確認に使用する会社もある。会社の規定による |
環境準備チェックリスト
- □ PC・モニター・周辺機器の手配（IT部門に依頼）
- □ 会社メールアドレスの発行（IT部門に依頼）
- □ 社内システム（勤怠・経費・チャットツール等）のアカウント発行
- □ 入館証・社員証・ロッカーキーの準備（総務に依頼）
- □ 名刺の発注（対外業務がある場合）
- □ 座席・デスクの確保・清掃
- □ 業務マニュアル・引き継ぎ資料の準備（現場マネージャーに依頼）
【入社前日〜当日】最終確認と初日対応
入社前日の確認事項
- □ 書類の提出状況を最終確認（未提出のものをリストアップ）
- □ PC・環境準備の完了確認（ITに最終確認）
- □ 初日のスケジュールを社内関係者に再共有
- □ 新入社員への「明日お待ちしています」のメール送付
- □ 受付・警備への来客登録（オフィスビルの場合）
入社当日の対応フロー
入社初日は「この会社に来てよかった」という第一印象を作る唯一の機会です。以下の流れを現場マネージャーと事前に共有しておきます。
入社当日の標準フロー
09:00 受付・採用担当者が出迎え
09:15 書類の受け取り・記入補助
10:00 会社概要・就業規則・各種制度の説明
11:00 PC・システムのセットアップ・アカウント設定
12:00 ランチ（上長またはチームメンバーと）
13:00 チームへの紹介・席の案内
14:00 業務オリエンテーション（現場マネージャーが担当）
16:00 初日の振り返り・質問対応
17:00 退社・翌日以降の予定確認
入社後3か月の定着設計については入社後3か月の定着設計｜オンボーディング実務で詳しく解説しています。
入社手続きでよくある漏れと対策
| よくある漏れ | 原因と対策 |
|---|---|
| 入社当日にPCが用意されていない | IT部門への依頼が遅い・手配に1〜2週間かかることを見越して早めに依頼する |
| 社会保険の加入手続きが遅れる | 入社日から5日以内に申請が必要。書類収集と総務への連絡を入社1週間前に完了させる |
| チームへの紹介が当日になって初めて行われる | 入社1週間前に全社メールまたはSlackで紹介文を送付しておくとスムーズ |
| 源泉徴収票の回収を忘れる | 年末調整まで時間があるため後回しになりがち。入社案内メールに記載して早めに案内する |
| 労働条件通知書と実際の勤務条件が違う | 書面発行前に現場マネージャーと条件の最終確認を行う。後からの変更はトラブルの原因になる |
入社手続きのタスク管理は採用管理表（Googleスプレッドシート）に入社手続きシートを追加することで、担当者が変わっても漏れなく引き継げます。
よくある質問
Q. 労働条件通知書と雇用契約書は両方必要ですか？
労働条件通知書は法的義務（労働基準法第15条）であり、必ず交付が必要です。雇用契約書は義務ではありませんが、双方が署名することで「合意した条件」を証明できるため、実務上はセットで発行することをおすすめします。両者の内容が一致しているかを発行前に必ず確認してください。
Q. 入社書類はすべて紙でないといけませんか？電子化できますか？
多くの書類は電子化・オンライン提出が可能です。労働条件通知書・雇用契約書はメール送付＋電子署名で対応できます（本人の同意が必要）。マイナンバーは番号確認のみで、コピーは不可ですが専用システムへのオンライン入力で対応している企業も増えています。ただし社会保険関連書類は紙が必要な場合もあるため、管轄の年金事務所・ハローワークに確認することをおすすめします。
Q. 試用期間中の社会保険加入は必要ですか？
原則として試用期間中から社会保険（健康保険・厚生年金）に加入する義務があります。「試用期間が終わってから加入させる」という対応は違法になります。入社当日から社会保険に加入する前提で書類を準備してください。
入社手続きの設計・整備についてご相談がある方は、まずは下からご連絡ください。
※本記事は2026年5月時点の情報をもとに作成しています。法令の詳細は所轄の労働基準監督署・年金事務所でご確認ください。
